• 长臂猿-企业应用及系统软件平台
MENU
长臂猿 >> 软件观察 >> 软件指南 >> 推荐收藏！这5款多人协作在线文档平台，效率这块稳稳拿捏！

推荐收藏！这5款多人协作在线文档平台，效率这块稳稳拿捏！

一提起在线文档平台，我们应该都会想到最常用的金山文档，腾讯文档和石墨文档等，但是它们也只是实现了文档的在线多人协作，并没有形成完整系统的企业知识体系，文档协作的最高境界是要实现像书一样沉淀团队知识，像水一样促进内部协作，打造知识型团队。

推荐几个国内小众又好用的文档协作、知识管理工具：

1.语雀

2.飞书

3.简道云知识库

4.Baklib

5.ONES Wiki


01   语雀

没记错的话，蚂蚁金服在2018年孵化了语雀，原本只是为了满足内部写技术文档的需要，之后才慢慢演变为面向团队的知识库，直至商业化。



我们团队之前用了半年多，像基础的功能：文档编写、目录架构、安全、权限、存储这些就不多说了，能满足大部分的文档管理需求。
“像写博客一样写文档，像写书一样构建团队知识库”，的确是它的优点。（写文档体验感一流，给我增加了好多输出的动力）
知识库架构也蛮有特点，分为文档知识库、资源知识库、画板知识库和话题知识库四类，每一类对应不同的用途：
  • 文档知识库——可在线编辑文档。

  • 资源知识库——本地上传，在线预览。

  • 画板知识库——作图、设计。

  • 话题知识库——分享讨论，知识沉淀。

原本这样的结构化设计会造成知识板块的割裂，但升级之后，它又支持文档知识库和资源知识库的联动了——比如：文档知识库的链接、图片可以存入资源知识库，可随时调用，自动匹配内容格式等等。

但标签功能对于需要跨团队协作的人真的很不友好。因为标签只能在个人或者团队内部生效，也就是外部你是看不到这个标签的，这个设计也是很迷了。（现在不知道有没有更新）

最后没继续用语雀，是出于公司属性（重数据、弱文档）——我们需要一个能满足数据和文档结合展示的知识管理库，但语雀更偏向于文档类，对于我们来说，确实是挺大的一个短板。


02  飞书

飞书也算是近几年来字节跳动旗下的明星产品了，支持多人同时编辑一篇文档，还可以@同事或对细节进行评论、对文档点赞、在文档内投票，沟通更充分，互动更简单。

文档中支持插入文本、图片、表格、文件、视频、任务列表、Markdown等多种类型的内容，不仅仅是文档，更是丰富的创作和互动工具。
但飞书依然还有很多功能待完善，偶尔会出现定位不准影响打卡等问题，但我依然有理由相信飞书的未来值得期待。


03  简道云知识库

简道云知识库依托于其本身的零代码平台，像富文本编辑、结构化存储、大容量、可分享协作、安全性强、支持权限设置这些功能我就不说了，都有。

他们的知识库，沿袭了产品本身的特点（重数据管理、重流程协作），因此可以把知识管理与工作流结合起来。

比如每周的周报，系统会有提醒，点击填写表单之后，可以直接汇总到知识库，减少中间环节，一步到位（像工作复盘、案例汇总、方案总结都可以这么操作），还有不定期的需求提醒、知识库新增提醒等等：

这种很大程度上提高了便捷性，又盘活了知识库，以往容易流失的内容都在知识库沉淀了下来。

因此我们的一些多部门共享使用、维护、需要公示透明的知识信息，都管理在此处：

除此之外，简道云的仪表盘也对知识管理有很大的buff加成，在知识库中插入表单+仪表盘，我们的文档可以和数据图表相结合展现，同时不断更新：

将表单导入知识库，可以直接在知识库填写，填写完成后直接汇总保留在知识库，这样就省去了中间跳转、单独上传的麻烦。

知识库填写信息

信息生成仪表盘

因此，日常工作中经常需要做流程管理、数据分析，想要让业务流程和知识沉淀联系更紧密的，强烈推荐。


04   Baklib

主要是做产品知识手册，帮助企业搭建帮助中心的一个软件。

图源官网 | Baklib帮百度爱番番制作的帮助中

它提供丰富的主题模板，可以根据不同的场景、需求来选择。
  • 例如云雀知识库模板（每一个主题都有一个特别诗意的名字），它是一个适用于栏目结构复杂,文章较多的知识管理主题模板，但最多只支持三级导航目录，对于一个企业级的知识管理库而言，明显不太够。

Guide Leap是典型的做产品手册的模板，大图背景加卡片式展示。

除此之外，还提供更多丰富的模板，博客式、时间线式、全展开式等，可按需选用。

最后总结一下，Baklib的知识库，丰富模板是优点，可以选择不同的布局格式，但硬功能有点差，结构化，目录检索功能体验都不是很好。如果不是用它来管理一个企业的知识，只是个人使用或者只是简单搭建一个帮助平台的话，还是不错的。


05   ONES Wiki

ONES Wiki是ONES家2017年发布的一款知识库管理工具。除ONES Wiki外，还有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等产品，覆盖产品研发全流程，专注于为企业提供研发管理工具及解决方案。

以 ONES Project 为核心，Ones Performance负责研发效能分析与团队绩效管理、TestCase做测试和计划管理、Pipeline做研发管理、Plan做项目集成管理、Desk做工单管理、Wiki 进行知识性互动与管理，相互之间形成联动，互相赋能。除此之外，还提供更多丰富的模板，博客式、时间线式、全展开式等，可按需选用。

图源官网 | ONES产品矩阵图图源官网 | ONES产品矩阵图

这么一比，反倒ONES Wiki在其中显得很逊色。

树状结构、安全管理、权限管理、文档管理在我看来都不是它的优势，因为这是每个知识库都应该具备的基础功能，只是有的软件可能更硬核，有的稍逊色。作为一款团队知识沉淀与分享交流的平台，与ONES Project的集成是ONES Wiki的最大优势，如果单独使用ONES Wiki作为企业知识库管理工具，而在工作流上无法和ONES Project适配的话，那就很鸡肋了，无法体现ONES Wiki的优势。

如果要整体部署的话，还是挺贵的。


总 结

总体来说，企业知识管理在于把控知识生产、协作、分享与存储的全流程，从而提高知识的利用率、留存率、转化率及创新性，最终带动企业提高工作效率、为企业发展赋能。

所以说，搭建知识库的关键在于用活知识、为员工赋能、为企业提效。

想要达到以上目标，在选择文档协作平台和知识库的时候，就要考虑自身最核心的需求是什么，是否有较强的易用性、交互性、安全性、私密性和易检索性，能否真正为业务发展锦上添花。



本次分享结束，感谢大家阅读，我们下篇见。

这是我的微信，欢迎交流：


本文来自零代码研究局